Classeur de direction obligatoire

Pendant une session, il y a certains papiers obligatoires.
Ces papiers sont à présenter en cas d’inspection.

Je conseille de les mettre en deux exemplaires :

– Dans un classeur, où tous les papiers sont bien rangés à l’abri.

– Accrocher à un tableau (en liège ou Velléda) ce qui permet aux
animateurs de trouver ces papiers en cas de besoin mais aussi
pour qu’ils soient disponible aux parents.

De quels papiers s’agit-il ? A quoi servent-ils ?

Le récépissé de déclaration des locaux auprès de la DDCS

Ce document est une preuve que le local à fait l’objet de la déclaration
obligatoire auprès de la DDCS et qu’il figure dans le fichier national de locaux d’hébergement sur le logiciel TAM.

Sur ce document se trouve le « code local », ce numéro permet de faire les déclarations.

Le contrat d’assurance des locaux et de responsabilité civile.

Il s’agit de l’attestation d’assurance en responsabilité civile des locaux.

Tout bâtiment doit être couvert par une assurance contre les risques majeurs :

– Incendies
– Dégâts des eaux
– Dommages corporels ou matériels
– …

Les organisateurs doivent souscrire une assurance en responsabilité civile pour eux-mêmes, leurs employés, les bénévoles et les mineurs accueillis.

L’assurance vous délivre le justificatif.

Autorisation municipale

Tout exploitant de locaux visant à accueillir du public doit demander au maire, responsable de la sécurité sur le territoire de sa commune,
une autorisation municipale d’ouverture.

Registre de sécurité des locaux

Chaque établissement recevant du public à un registre de sécurité.

La plus part du temps se n’est pas le directeur qui en est
responsable mais il doit être vigilant de la mise à jour de ce document.

Dans ce registre il doit y avoir :

– Liste des numéros d’urgences
– Plan des locaux avec localisation des moyens de secours
– Consignes à suivre en cas d’incendies
– Dates des contrôles, entretiens, des exercices d’évacuations.

Récépissé des services vétérinaires

Ce document est nécessaire si une restauration est proposée aux mineurs.

Les structures avec une cantine ne sont pas chargées de ce document.

L’avis du service de PMI

Ce document doit être présent pour les ACM accueillant des mineurs âgés de moins de 6 ans.

Cette autorisation est délivrée par la DDCS, après avis du médecin responsable du service départemental de protection maternelle et infantile.

Ce document prouve que les locaux et le matériel est adapté à des conditions de maternelles, aux besoins et aux rythmes de vie des enfants de cet âge.

Le projet éducatif

L’agent de la DDCS doit pouvoir consulter sur place le projet éducatif de l’organisateur, même si le projet à déjà été envoyé à l’administration.

Le fonctionnaire de la DDCS va ainsi pouvoir vérifier que le directeur
à bien pris connaissance de ce projet et que le projet pédagogique de l’accueil est en cohérence avec le projet éducatif.

Le projet pédagogique

La réglementation impose au directeur de transmettre le projet pédagogique qu’il a élaboré avec son équipe à l’organisateur.

Ce document n’est pas envoyé à l’administration mais c’est sur place
que les agents de la DDCS vont en prendre connaissance.

La feuille d’appel

Une liste des enfants présents pendant la session et une fiche d’information de chaque enfant (coordonnées des parents en cas d’urgence).

Chaque jour l’appel doit être à jour avec l’heure d’arrivée et
de départ des enfants.

Ceci est nécessaire en pièce justificatif en cas de problème mais aussi pour la caisse d’allocation familiale.

Dossier du personnel

Chaque animateur présent salarié ou bénévole doit avoir ses documents :

– Copie de leur diplôme ou livret de formation
– Contrat de travail
– Attestation de vaccination (copie du carnet de santé)

Ce n’est pas obligatoire mais une feuille d’information sur chaque animateur est souhaitable (par exemple : qui contacter en cas d’urgence).

Lien vers fiche information animateur.

Le cahier de soin journalier

Sur ce registre est noté :

– Le nom et prénom de l’enfant
– La date et l’heure de l’événement
– La blessure et les soins
– Qui à fait les soins et le témoin de ses soins
– Les éléments utilisés (pour renouveler le matériel)

Cela permet à un animateur qui n’était pas présent de donner les informations aux parents.

Lien vers fiche infirmerie.

La grille tarifaire

La liste des prix à la journée, semaine, session… doit être dans
le classeur et les parents doivent avoir accès a ces données.

Les plannings et les menus de la semaine

Ces documents sont nécessaires et doivent être affichés pour que tout le monde puissent les consulter.